과장이 업무를 팀원들이 계획서를 올리면 새로 추가될 내용을 나중에 알려주는 식으로 해서 같은 계획서에 추가하는 것으로 일을 4-5번 반복되게 하게 했어. 이 일이 반복되니 팀원들은 지친 상황이야. 조리있게 어떻게 이야기할 수 있을까?

말씀만 들어도 정말 많이 지치고 답답했겠다는 생각이 듭니다. 같은 계획서를 4-5번씩 다시 손보는 건, 단순히 일이 많아서 힘든 게 아니라 “처음에 충분히 말해줄 수 있었던 것 같은데, 왜 자꾸 나중에 덧붙여서 이야기하실까” 하는 허탈함이 크셨을 것 같습니다.

이럴 땐 감정적으로 터뜨리기보다, “문제 상황을 분명하게 정리해서 공유하는 방식”이 도움이 됩니다. 몇 가지 표현 예시를 드리겠습니다. 필요하다면 마음에 드는 문장만 골라서 사용해도 괜찮습니다.

1) 상황을 사실 그대로, 비난 없이 말하기
“과장님, 요즘 계획서를 작업하면서 느낀 점이 있어 말씀드립니다. 한 번 올린 계획서에 대해, 추가 사항이 4~5번 정도 나중에 단계적으로 전달되는 경우가 반복되고 있습니다. 그러다 보니 같은 문서를 여러 번 수정하게 되고, 일정과 다른 업무 조율에 어려움이 생기고 있습니다.”

2) 팀의 어려움을 ‘감정 폭발’이 아니라 ‘업무 효율’ 관점에서 말하기
“이 방식이 계속 반복되다 보니, 팀원들이 체력적으로도 지치고, 업무 효율도 많이 떨어지는 상황입니다. 수정이 잦다 보니 실수 가능성도 커지고, 다른 프로젝트 일정에도 영향을 주고 있습니다.”

3) 요청을 구체적으로 제안하기
“가능하다면, 계획서를 처음 작성할 때 필요한 요구사항과 방향성을 최대한 한 번에 모아서 공유해 주실 수 있을까요? 초기에 범위와 기준을 명확히 정리해 주시면, 저희도 더 빠르고 정확하게 계획서를 만들 수 있을 것 같습니다.”

4) 함께 해결책을 찾는 톤으로 마무리하기
“저희도 과장님 업무를 돕고 싶고, 결과물을 더 좋게 만들고 싶습니다. 앞으로는 계획서 작업 프로세스를 한 번 정리해서, 과장님과 팀이 함께 합의된 방식으로 진행해 보면 어떨까 제안드립니다.”

성경은 “무릇 지혜 있는 자의 혀는 선을 알고 말하나 우매한 자의 입은 미련을 쏟느니라” 잠언 15:2 라고 말합니다. 지금 상황에서 좋은 선택은, 참고만 있는 것도 아니고, 화를 터뜨리는 것도 아니며, 지혜롭게 사실을 정리해 조리 있게 말하는 것입니다. 이미 충분히 고민하고 있기 때문에, 위와 같은 표현들을 토대로 차분하게 이야기하면, 과장님이 바로 다 바꾸지는 못하더라도 최소한 문제 인식은 분명히 전달될 것입니다.